Управляй как инженер: 4 айтишных принципа, которые пригодятся любому менеджеру

Директорами по ИТ не рождаются, а становятся – многие CIO и CTO начинали карьерный путь с должности инженера. Я – не исключение. И чем больше управленческих задач возникало в бэклоге, тем сильнее менялись философия и инструменты их решения.

Чаще всего инструменты были громоздкими, более трудоемкими и менее прозрачными по сравнению с чисто инженерными. “Непрактично”, – однажды подумал я и начал внедрять уже привычные в разработке ИТ-методы в процесс управления. 

Делюсь принципами и практиками, которыми пользуюсь сегодня в качестве руководителя в ИТ.

Принцип 1: делайте работу видимой

Менеджер должен ясно сформулировать цели проекта или задачи, чтобы все члены команды понимали, чего от них ожидают и к чему они должны стремиться. А еще он поощряет прозрачность, общение и сотрудничество.Когда менеджер управляет открыто, сокращается количество “перебрасываний мячей” и согласований между управленцами. Добиться прозрачности помогут несколько вещей.

Проактивное информирование

Регулярно делитесь новостями с командой – как успехами, так и проблемами. Прозрачность избавляет от многих вопросов, помогает команде быть в курсе происходящего и чувствовать себя вовлеченной в процесс. 

Также всякий раз, когда принимается решение, делайте его видимым для всех, объясняйте причины и ожидаемые результаты. В этом поможет визуализация.

Визуализация

Это помогает легко видеть, на каком этапе находится каждая задача – от планирования до завершения.

Для этого можно использовать инструменты для отслеживания задач и проектов – Jira, Trello, Asana или GitHub Issues. Эти платформы позволяют всем участникам команды видеть, над чем работают коллеги и как продвигается проект.

Декомпозиция 

Разбивайте большие проекты на маленькие, управляемые задачи. Каждая задача должна быть конкретной, измеримой и привязанной к определенному исполнителю и сроку выполнения. Тогда все будут знать, кто за что отвечает и не сможет перевести стрелки на другого.

Открытые обсуждения 

Делайте встречи и совещания максимально доступными для всех заинтересованных сторон. Записывайте их и выкладывайте видео в папку, доступную всем сотрудникам.

Обратная связь 

Запрашивайте фидбэк от команды по поводу текущих процессов и методов работы. Это поможет выявить проблемы на ранних стадиях и улучшить рабочие процессы.

Использование метрик и аналитики

Делайте ключевые показатели эффективности (KPI) и другие метрики для измерения прогресса видимыми для команды через дашборды и отчеты. Регулярно анализируйте данные, чтобы выявить узкие места и придумать, как их устранить. Делитесь результатами с командой.

Принцип 2: записывайте всё

ЧТО записывать:

– Каждое решение с пояснением, почему оно было принято и какие альтернативы рассматривались.

– Фиксируйте «почему» за всеми решениями, рабочими процессами и процедурами, чтобы каждый член команды знал, как выполнять задачи, а будущий сотрудник — понимал контекст и логику.

– Протоколы всех встреч, включая списки участников, обсуждаемые темы и принятые решения.

– Задокументируйте ошибки и полученные уроки, чтобы избежать повторения тех же проблем в будущем.

ГДЕ записывать:

– Выберите удобную единую платформу, на которой всё это будет храниться.

– Объедините различные инструменты и платформы через API, чтобы информация автоматически синхронизировалась и обновлялась.

– Убедитесь, что каждая запись имеет уникальный URL или ссылку, которую можно легко найти и поделиться.
– Настройте права доступа так, чтобы все члены команды могли видеть и редактировать необходимые документы.

Теперь о том, КАК записывать.

– Сформируйте единые форматы для разных типов документации (протоколы встреч, описания процессов и т.д.).
– Категоризация. Можно сортировать заметки на проекты, задачи, процессы и решения.
– Иерархия. Общая информация находится наверху, а детали – ниже.
– Метки и теги для упрощения поиска и навигации по документации. Навигационные материалы, чтобы сотрудники могли освоить используемые инструменты и процессы.

И не забывайте про обучение всех членов команды стандартам и процессам документирования.

Принцип 3: оптимизируйте и автоматизируйте

Никогда не заставляйте человека делать то, что может выполнить робот. Составил небольшой чек-лист для тех, кто хочет добиться эффективности.

1. Анализ рабочих процессов

Оцените свежим взглядом регулярноповторяющиеся задачи в рабочем процессе. Определите, какие из них могут быть автоматизированы. Затем расставьте приоритеты – какие задачи необходимо автоматизировать в первую очередь на основании их частоты и критичности для бизнеса.

2. Выбор инструментов

Можно взять готовые системы автоматизации процессов, Например, Zapier или Integromat. Другой вариант —  разработать собственные скрипты и программы для автоматизации специфических задач.

3. Настройка сценариев

Создавайте автоматизированные рабочие потоки (workflows) для часто выполняемых процессов – обработка заявок, управление проектами или сбор данных. Настройте сценарии автоматизации, которые запускаются при выполнении определенных условий или событий.

4. Мониторинг 

Настройте автоматические уведомления для важных событий, таких как завершение задачи, дедлайны или ошибки в процессе.

5. Оптимизация процессов и ресурсов

Используйте методы бизнес-процесс анализа (BPA) для оценки текущих процессов и выявления узких мест. Оптимизируйте использование ресурсов – рабочую силу, оборудование и технологии – для повышения эффективности.

Регулярно оценивайте производительность автоматизированных процессов и думайте, что еще можно оптимизировать.

Принцип 4: релизьте чаще

Не бойтесь сделать что-то быстро, но неидеально: вы потом всё постепенно улучшите. Будь то решения, процессы или документация – применимо ко всему. Расскажу, про подходы, которые мы используем чтобы выстроить эффективные рабочие процессы.

Минимально жизнеспособные решения, MVS

Не нужно доводить всё до идеала, чтобы запустить в работу. Как только у вас появляются решения, которые можно быстро проверить и улучшить, — внедряйте. Например, новый процесс для команды можно протестировать в небольшом масштабе, прежде чем распространить на всю организацию. Также это отличный инструмент, чтобы минимизировать риски.

Непрерывное улучшение

Внедряйте небольшие улучшения и изменения в управленческих процессах на регулярной основе. Это позволяет быстро адаптироваться к изменениям и улучшать процессы на основе полученной обратной связи. Работайте с небольшими партиями изменений, чтобы упростить их внедрение и снизить риски.

Фиксируйте изменения

Ведите журнал изменений управленческих процессов, чтобы отслеживать, какие изменения были внесены и как они повлияли на работу команды. Внедряйте практику регулярных обзоров изменений с участием команды для получения обратной связи и внесения необходимых корректировок. Быстро реагируйте на полученную обратную связь и вносите изменения.

Кстати, о том, как развивался я от инженера до Технического директора – рассказывал тут.

Моя подборка книг – тут.

Также подписывайтесь на наш Telegram-канал об экономике, управлении и лучших практиках для будущих и действующих CIO и CTO.